Obdelava podatkov o poslovnih partnerjih

Zavezani smo varovati vaše osebne podatke v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov, Zakonom o varstvu osebnih podatkov in Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju: GDPR).

V teh informacijah o varstvu osebnih podatkov pojasnjujemo, katere osebne podatke obdelujemo.

Za namene te „Informacije o varstvu podatkov“ so poslovni partnerji tiste družbe ter funkcije oseb, s katerimi nimamo pogodbenega razmerja za dostavo našega blaga ali opravljanja storitev, vendar pa z njimi vseeno izvajamo poslovne stike in odnose. Ti poslovni stiki se lahko uporabljajo za zagotavljanje posameznih ali rednih informacij o blagu in storitvah. Poslovni partnerji so za nas npr. javni in zasebni investitorji, projektanti, arhitekti, gradbeni inženirji, obrtniki in pooblaščeni strokovnjaki, ki so vključeni v gradbene projekte ali druge projekte, v katerih se uporabljajo naši izdelki ali storitve (“projekti”).

Kdo je odgovoren za obdelavo osebnih podatkov?

Te informacije veljajo za obdelavo (uporabo) katerihkoli osebnih podatkov, ki jo izvaja družba Xella porobeton SI d.o.o. (upravljalec) ali ki se izvaja v imenu upravljalca.

Upravljalec, odgovoren za obdelavo osebnih podatkov, je:

Xella porobeton SI, d.o.o.
podjetje za proizvodnjo gradbenega materiala

ID št. Za DDV: SI41113063
Matična št.: 5033152

Naslov: Loke pri Zagorju 64, 1412 Kisovec, Slovenija
Telefon: + 386 (0)3 56 60 300
Fax.: + 386 (0)3 56 71 202
Internet: https://www.ytong.si/
E-pošta: info.si@xella.com

Kontakt za varstvo podatkov:
Kontaktni telefon: +386 (0)3 56 60 310
Kontaktni e-poštni naslov: varstvopodatkov@xella.com

Vsaka uporaba izrazov “mi” ali “nas” v teh informacijah o varstvu podatkov se nanaša na pravkar omenjeno podjetje.

Katere podatke obdelujemo?

Pri poslovanju in izpolnjevanju pogodbenih obveznosti obdelujemo osebne podatke naših poslovnih partnerjev. To so podatki, ki se nanašajo na posameznika in ga lahko neposredno ali posredno identificirajo. Gre za osebne podatke samostojnih podjetnikov, ki stopijo v poslovni odnos z nami ali kontaktnih oseb, zaposlenih pri poslovnih partnerjih, ne glede na njihovo pravno obliko.

Prosimo vas, da te informacije o varstvu podatkov posredujete osebam v vaši organizaciji, ki so vključene v poslovni odnos z nami (“kontaktne osebe“).

Osnovni podatki: Obdelujemo določene splošne podatke, ki se nanašajo na naše poslovne partnerje in kontaktne osebe kot tudi na poslovni odnos z nami, imenujemo jih “osnovni podatki”. K osnovnim podatkom spadajo:

  • vse informacije o našem poslovnem partnerju, ki jih sami ali tretje osebe lahko pridobimo iz javno dostopnih virov o našem poslovnem partnerju (na primer ime, naslov, druge kontaktne podatke in informacije o projektih, ki vključujejo zadevnega poslovnega partnerja);
  • informacije, ki nam jih posredujete vi ali tretje osebe, ki morebiti delajo z vami, prek kontaktne osebe (na primer podatki, ki so na voljo na vizitki, ki nam je bila posredovana, in dodatne informacije, npr. preko telefonskega klica ali sestanka); kot tudi
  • katere koli informacije, ki smo jih zbrali in obdelali v zvezi z vzpostavitvijo poslovnega odnosa (npr. podatki v sklenjenih sporazumih)

Podatki o učinkovitosti: obdelujemo osebne podatke, zbrane med poslovnim odnosom, ki niso zgolj posodobljeni osnovni podatki; imenujemo jih “podatki o učinkovitosti”. Podatki o učinkovitosti zajemajo:

  • informacije o dejavnostih našega poslovnega partnerja (npr. projekti, v katerih sodeluje naš poslovni partner), ki jih bomo lahko sami ali prek tretjih strani pridobili iz javno dostopnih virov;
  • informacije o dejavnosti našega poslovnega partnerja, ki ste nam jim posredovali vi ali tretje osebe, ki delajo z vami, po možnosti prek kontaktne osebe
  • nformacije o načrtovanih ali izvedenih projektih s sodelovanjem našega poslovnega partnerja v povezavi z našimi izdelki in storitvami ali izdelki in storitvami tretjih oseb.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov?

Vaše osebne podatke lahko obdelujemo na naslednjih pravnih podlagah:

  • kadar je to potrebno za izpolnitev naših zakonskih obveznosti skladno s točko c) 1. odstavka 6. člena GDPR;
  • kadar je obdelava vaših osebnih podatkov potrebna za sklenitev in izpolnitev pogodbe, ki ste jo sklenili z nami ali ker ste od nas želeli ponudbo skladno s točko b) 1. odstavka 6. člena GDPR;
  • kadar ste za obdelavo svojih osebnih podatkov podali privolitevza obdelavo za posamezen namen obdelave skladno s točko a) 1. odstavka 6. člena GDPR, pri čemer imate vedno pravico, da dano privolitev prekličete; vendar preklic ne velja za nazaj; preklic opravite po navadni pošti, faksu, e-pošti ob upoštevanju kontaktnih podatkov, navedenih na prvi strani te informacije o varstvu podatkov;
  • kadar imamo za obdelavo vaših osebnih podatkov zakonit interes skladno s točko f) 1. odstavka 6. člena GDPR.

 V kakšne namene obdelujemo vaše osebne podatke?

Vaše osebne podatke lahko uporabljamo za enega ali več namenov:

  • za sklenitev pogodbe in izvajanje pogodbenih obveznosti, ki izhajajo iz sklenjene pogodbe ali izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe;
  • za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, kot na primer izdaja računov, obvezno razkritje osebnih podatkov pristojnim institucijam;
  • v namene izpolnitve naših zakonitih interesov ali zakonitih interesov tretje stranke v zvezi s skupinskimi procesi za notranje upravljanje podatkov o kupcih, vzdrževanje varnosti naših informacijskih sistemov, vzdrževanje varnosti naših prostorov in infrastrukture, upravljanje in nadaljnji razvoj našega poslovanja, vključno z upravljanjem tveganj;
  • za uveljavljanje kakršnihkoli pravnih zahtevkov oziroma obrambo pred njimi ter reševanje sporov;
  • za preprečevanje in raziskovanje kaznivih dejanj.

Ali smo dolžni posredovati osebne podatke?

Pri vzpostavljanju in izvajanju poslovnega odnosa ste nam dolžni posredovati osebne podatke, to so osnovni podatki in podatki o učinkovitosti, razen če ni določeno drugače. Kateri so tisti podatki, katerih neposredovanje povzroči, da ne morete prejeti določenih storitev oziroma vzpostaviti poslovnega odnosa, bomo navedli vsakič, ko bomo od vas pridobivali osebne podatke.

Ob zbiranju dodatnih osebnih podatkov navedemo pravno podlago. Vsakič navedemo ali je posredovanje osebnih podatkov prostovoljno oziroma potrebno za namen izvrševanja poslovnega odnosa.

Kdo ima dostop do osebnih podatkov?

Osebni podatki se obdelujejo v našem podjetju Xella porobeton SI d.o.o. Upoštevaje kategorije osebnih podatkov, je dostop do vaših osebnih podatkov omogočen samo zaposlenim v pristojnih oddelkih oziroma organizacijskih enotah. To sta prodajna in finančna služba ter oddelek za informacijsko tehnologijo, če se podatki obdelujejo s pomočjo informacijske infrastrukture. Dostop do osebnih podatkov je omejen na obseg, ki je potreben za namen obdelave.

Vaših osebnih podatkov ne posredujemo in ne omogočamo seznanitve z njimi tretjim osebam (izven podjetja Xella porobeton SI d.o.o.), razen tistim, ki so zakonsko določeni ali pa imajo z nami sklenjeno pisno pogodbo, na podlagi katere izvajajo določena opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov in so dolžni spoštovati zakonodajo glede obdelave in varstva osebnih podatkov (t.i. pogodbeni obdelovalci). Pogodbeni obdelovalci in drugi zunanji prejemniki, ki jim posredujemo osebne podatke, so:

  • podružnice v sklopu skupine Xella, ki jim lahko posredujemo osebne podatke za namen notranjega upravljanja podatkov kupcev;
  • ponudniki storitev, ki na podlagi ločenih dogovorov z nami zagotavljajo določene storitve, ki utegnejo vključevati obdelavo osebnih podatkov, kot tudi pooblaščeni podizvajalci naših ponudnikov storitev;
  • zasebni ali javni organi v obsegu, v katerem smo jim dolžni posredovati vaše osebne podatke na podlagi zakonske obveznosti, ki jo moramo spoštovati.

Ali uporabljamo avtomatsko sprejemanje odločitev?

Avtomatskega sprejemanja odločitev (vključno s profiliranjem) v skladu s pomenom 22. člena GDPR ne izvajamo. Če bi takšne postopke uporabili v prihodnosti, bomo o tem ločeno obvestili zadevne posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z veljavnimi zakonskimi določili.

Ali so podatki posredovani v države izven EU-ja oziroma EGP-ja?

Osebne podatke posredujemo tudi v “tretje države”, tj. države izven Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora.

Pred takšnim prenosom podatkov v tretje države uporabimo ustrezne varovalke za zagotovitev ustrezne ravni varstva podatkov pri prejemniku ali v prejemnikovi državi.

Ustrezne varovalke predstavljata sklep o ustreznosti, v katerem Evropska komisija določa, da država zagotovi ustrezno raven varstva podatkov ali zagotovitev zaščitnih ukrepov na podlagi modelnih klavzul EU. Dodatne informacije o varovalkah vam posredujemo na zahtevo 

Kako dolgo se hranijo vaši osebni podatki?

Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, hranimo trajno oz. do preklica te privolitve z vaše strani. Osebne podatke hranimo, dokler imamo zakoniti interes, v skladu z zakonsko obveznostjo in dokler ne prevlada interes posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki za odstop od njihove nadaljnje obdelave. Osnovni podatki in dodatni podatki, zbrani v času trajanja poslovnega odnosa, se hranijo do njegovega prenehanja.

Osebne podatke izbrišemo takoj, ko njihovo nadaljnje shranjevanje ni več potrebno in je izpolnjen namen, za katerega so bili zbrani ali drugače obdelani, oziroma njihovo nadaljnje shranjevanje ni drugače zakonsko dovoljeno.

Po poteku roka hrambe osebne podatke učinkovito izbrišemo ali anonimiziramo, kar pomeni, da jih obdelamo na tak način, da jih nikakor ni več mogoče povezati z vami oziroma ji pripisati vam.

Kakšne pravice imate v zvezi z osebnimi podatki, kako lahko prekličete privolitev za obdelavo in kakšne so posledice preklica

Glede svojih osebnih podatkov imate naslednje pravice:

a)   da od nas kadarkoli zahtevate:

    • potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke;
    • dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije: namene obdelave; vrste osebnih podatkov; uporabnike ali kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah; predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja; obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter razloge zanj kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za vas;
    • eno (brezplačno) kopijo osebnih podatkov v obliki, ki jo določite sami (če je zahteva podana z elektronskim sredstvom za komunikacijo in ne zahtevate drugače, se kopija zagotovi v elektronski obliki); za dodatne kopije, ki jih zahtevate, lahko zaračunamo razumno pristojbino ob upoštevanju stroškov;
    • popravek netočnih osebnih podatkov;
    • omejitev obdelave, kadar:
  • oporekate točnosti osebnih podatkov, in sicer za obdobje, ki nam omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
  • je obdelava nezakonita in nasprotujete izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe;
  • osebnih podatkov ne potrebujemo več za namene obdelave, pa jih vi potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
  • izbris vseh osebnih podatkov (pravica do pozabe), če so izpolnjene predpostavke iz 17. člena GDPR, predvsem pa v primeru, kadar prekličete privolitev za obdelavo osebnih podatkov;
  • izpis osebnih podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, s pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas mi pri tem ovirali;
  • prenehanje uporabe osebnih podatkov za namene neposrednega trženja;

b)   pravico, da zoper nas vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši GDPR.

Postopek uveljavljanja pravic

Svoje zahteve, ki se tičejo uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko naslovite v pisni obliki na katerikoli kontakt, ki je naveden pod Upravljalec osebnih podatkov in kontaktni podatki.

Za potrebe zanesljive identifikacije v primeru uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko od vas zahtevamo dodatne podatke, ukrepanje pa lahko zavrnemo le v primeru, da dokažemo, da vas ne moremo zanesljivo identificirati.

Na vašo zahtevo s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi z osebnimi podatki, moramo odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema vaše zahteve.

Pravne informacije

Določbe te informacije dopolnjujejo in ne razveljavljajo določb zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov. V primeru neskladja med določbami te informacije in določbami zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov veljajo določbe zakonodaje.

Xella porobeton SI d.o.o. lahko kadarkoli spremeni te informacije. S spremembami se lahko seznanite na spletnem naslovu www.ytong.si/601.php .

Kisovec, 25.5.2018